Informace pro zaměstnance společnosti JASPA s.r.o. a JASPA Servis s.r.o.

a další osoby dle zákona č. 171/2023 Sb., o podání, postupu posuzování oznámení o možném protiprávním jednání společnosti a podmínkách poskytování ochrany fyzické osobě, která oznámení učinila.

Společnost JASPA s.r.o. a její dceřiná společnost JASPA Servis s.r.o. přijala interní směrnici S-13 o Oznámení a ochraně oznamovatele ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb., Zákon o ochraně oznamovatelů. Účelem je stanovení podmínek podávání oznámení o protiprávní činnosti a ochranu jeho oznamovatele, dále pro přijetí a posouzení těchto oznámení, jakož i pro zajištění nápravy a evidenci řešení oznámení ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů. Za účelem splnění těchto povinností zavádí Společnost vnitřní oznamovací systém, jehož činnost je dána touto Směrnicí. Směrnice o Oznámení a ochraně oznamovatele nevylučuje právo zaměstnance dle čl. 9 Organizačního řádu zaměstnavatele obrátit se na svého zaměstnavatele se stížností, pokud se domnívá, že je poškozován na svých právech vyplývajících z uzavřeného pracovněprávního vztahu.

Desatero pro oznamovatele

1.

Ochrana oznamovatelů je s účinností od 17. 12. 2021 poskytována na základě Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení úprava Unie ). Tato Směrnice rámcově vymezuje také oblasti, s nimiž oznamované protiprávní jednání musí souviset. Směrnice byla do českého právního řádu transponována zákonem o ochraně oznamovatelů a souvisejícím změnovým zákonem s účinností k 1. 8. 2023.

2.

Oznámení musí obsahovat informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti a které: Má znaky trestného činu; má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč; porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie.

3.

Oznámení může podat oznamovatel – fyzická osoba, která vykonává či vykonávala práci nebo jinou obdobnou činnost v souvislosti, s níž oznámení podává.

Oznamovatel může učinit Oznámení:

• prostřednictvím kontaktního formuláře níže (jeho výstup není spravován Společností, ale přímo a jen Příslušnou osobou),
• prostřednictvím anonymního e-mailu oznam.to@seznam.cz (tato emailová adresa není spravována  Společností, ale přímo a jen Příslušnou osobou),
• telefonicky na tel. +420 725 523 517, Příslušná osoba Bedřich Horný,
• písemně v uzavřené obálce označené slovem OZNÁMENÍ – NEOTVÍRAT, bez identifikace odesílatele na obálce a doručené do sídla Společnosti na adresu Hlavní 69/75, 747 06 Opava-Kylešovice,
• osobně v místě sídla Společnosti či v jiném místě stanoveném na základě dohody s Příslušnou osobou.

Podání ústního oznámení bude Oznamovateli umožněno v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to Oznamovatel požádal. Podání může být se souhlasem oznamovatele hlasově zaznamenáno nebo přepsáno. Oznámení přijatá písemně mají zaměstnanci – příjemci za Společnost povinnost bezprostředně předat Pověřené osobě takovým způsobem, aby nedošlo k ohrožení důvěrnosti obsahu písemnosti.

Oznamovatel protiprávního jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů své oznámení podá nejprve interně u společnosti, u níž k protiprávnímu jednání dochází. Může se také rozhodnout pro oznámení prostřednictvím tzv. externího oznamovacího systému, který zřizuje Ministerstvo spravedlnosti.

4.

Společnosti JASPA s.r.o. a JASPA Servis s.r.o. jako povinný subjekt nebudou prošetřovat anonymní oznámení, dále společnosti JASPA s.r.o. a JASPA Servis s.r.o. jako povinný subjekt vylučují přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) z.č. 171/2023 Sb.  Jedná se o tyto práce nebo činnosti:  Samostatná výdělečná činnost; výkon práv spojených s účastí v právnické osobě; výkon funkce člena orgánu právnické osoby; plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet; správa svěřenského fondu; výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.

5.

Zákon zakazuje uplatnit vůči oznamovateli či jiné chráněné osobě jakékoliv odvetné opatření. Tedy takové jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo jiné chráněné osobě může způsobit újmu (§ 4 zákona o ochraně oznamovatelů). Zaměstnavatel, pro kterého oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nesmí umožnit, aby oznamovatel nebo jiná chráněná osoba byli vystaveni odvetnému opatření.

6.

Z ochrany jsou v první řadě vyloučena vědomě nepravdivá oznámení. Tedy oznámení informací, o nichž neměl oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že jsou pravdivé. Oznamovatel si nemusí být absolutně jist, že k oznamovanému jednání skutečně došlo, dochází či má dojít v budoucnu, nicméně pravdivosti oznamovaných informací musí nasvědčovat okolnosti. Oznamovat v režimu ochrany podle zákona o ochraně oznamovatelů nelze ani skutečnosti, jejichž oznámení by mohlo bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem České republiky.

7.

Přístup k oznámením má pouze Příslušná osoba – tedy osoba pověřená přijímáním a vyřizováním oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společností JASPA s.r.o. a JASPA Servis s.r.o.

8.

Zákon stanoví, že do 7 kalendářních dnů oznamovatel musí obdržet potvrzení o tom, že oznámení bylo přijato, a nejpozději do 30 dnů od přijetí oznámení by oznamovatel měl obdržet vyrozumění o tom, jakým způsobem bylo oznámení posouzeno. Lhůta na prošetření může být ve složitých případech dvakrát prodloužena o 30 dnů (celkem tedy na 90 dnů). V rámci oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti lze lhůtu prodloužit pouze jednou o 30 dnů na celkovou lhůtu 60 dnů.

9.

Oznámení bude v rámci vnitřního oznamovacího systému společnosti přiděleno pouze příslušné osobě, která bude mít povinnost oznámení ve stanovené lhůtě zpracovat a o výsledku posouzení vždy vyrozumět oznamovatele. Po přijetí oznámení bude vždy posuzována důvodnost podaného oznámení a v případě, že je oznámení vyhodnoceno jako důvodné, budou společnosti, které se oznámení týká, příslušnou osobou doporučena k přijetí opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu. V průběhu prošetřování příslušná osoba může požádat oznamující osobu o objasnění sdělených informací nebo o poskytnutí dodatečných informací.

10.

Po celou dobu je chráněna totožnost oznamovatele i dalších chráněných osob. Postoupení oznámení k dalšímu šetření orgánu veřejné moci je podmíněno souhlasem oznamovatele (až na obecnou povinnost oznamovat trestné činy podle § 368 trestního zákoníku), i v takovém případě však musí být zachována ochrana jeho totožnosti.  Výjimkou z uvedeného pravidla je nicméně situace, kdy by sdělení totožnosti oznamovatele bylo povinností podle některého právního předpisu (např. ve vztahu k orgánům činným v trestním řízení či přestupkovým orgánům), ovšem i o této skutečnosti musí být oznamovatel vyrozuměn.

---

 

POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO OZNAMOVATELE

dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen jako „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, Vám předkládáme dokument, který Vás informuje, jakým způsobem chráníme a zpracováváme Vaše osobní údaje při řešení učiněných oznámení. Toto Poučení se vztahuje na zpracování osobních údajů použitých v řízení o oznámení dle  z.č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

1. Správce osobních údajů

• NÁZEV:                JASPA s.r.o.
• IČO:                      26845725
• SCHRÁNKA:        iztdky5
• ADRESA:             Hlavní 69/75, Kylešovice, 747 06 Opava

nebo

• NÁZEV:                JASPA Servis s.r.o.
• IČO:                      28658001
• SCHRÁNKA:        twa3bdn
• ADRESA:             Hlavní 69/75, Kylešovice, 747 06 Opava

2. Příslušná osoba určená pro řízení o oznámení:

• Jméno: Bedřich Horný
• E-mail:  oznam.to@seznam.cz
• Adresa: Hlavní 69/75, 747 06 Opava-Kylešovice
• Telefon: +420 725 523 517

3. Osoba pověřená ochranou osobních údajů:

• Jméno:  JASPA s.r.o., JASPA Servis s.r.o.
• E-mail:   dispecer@jaspa.cz
• Telefon:  553 780 580

4. Zpracování osobních údajů – právní důvod:

V rámci řízení o oznámení jsou zpracovávány a uchovávány osobní údaje z těchto zákonných důvodů:

• splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;
• pro účely oprávněných zájmů správce nebo třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.

5. Zpracovávané údaje – rozsah

V elektronické podobě vedeme tyto údaje o oznámeních:

• datum přijetí oznámení,
• jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy,
• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa,
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a výsledek řízení.

6. Zdroje osobních dat spravovaných správcem

• oznamovatel,
• prověřovaná osoba,
• další zúčastněné osoby,
• státní orgány
• jiné osoby v rámci řešení daného podnětu,
• veřejně přístupné zdroje

7. Účel zpracování:

Účelem zpracování osobních údajů je řešení případů oznámení, statistické anonymizované informace pro správce, ochrana společností, obchodních partnerů, zákazníků nebo dalších třetích osob.

8. Příjemce osobních údajů:

• Příjemcem je příslušná osoba, která přijímá jednotlivá oznámení, eviduje je, posuzuje a činí další zákonné povinnosti v řízení o oznámení.
• Na základě uvážení příslušné osoby a za účelem splnění zákonných povinností můžou být některé údaje zpřístupněné oprávněným zaměstnancům Správce (např. pro vyřízení korespondence), ovšem bez identifikace oznamovatele.
• Osobní údaje mohou být při řízení o oznámení dále zpřístupněny subjektům státní správy a samosprávy na základě zákonné povinnosti.

9. Doba uchování údajů:

• Příslušná osoba je dle z. č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, povinna uchovávat všechna oznámení podaná prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a vést evidenci údajů o přijatých oznámeních po dobu 5 let ode dne jeho přijetí dle zásad správy dokumentace společností.
• Osobní údaje přechovává Správce jen po dobu nezbytně nutnou, po dobu platnosti uděleného souhlasu nebo po dobu potřebnou ke splnění zákonné povinnosti.

10. Práva subjektu údajů:

Jako subjekt údajů máte veškerá práva uvedená v právních předpisech o ochraně osobních údajů, zejména pak práva zajištěná nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími obecně závaznými právními předpisy ČR. Mezi práva patří např. přístup ke zpracovávaným osobním údajům, právo na jejich opravu, výmaz či omezení zpracování.

---